Darbuotojų instruktavimas: kada privalomas, kas gali instruktuoti ir kaip tai fiksuoti, kad turėtų vertę

Instruktavimas yra viena iš tų pareigų, kurias beveik visos įmonės vykdo — ir kurių dokumentai beveik visose įmonėse yra silpniausia grandis. Parašas yra. Data neaiški. Kokia instrukcija buvo aiškinta — nežinia. Kai tokį rinkinį tenka rodyti tiriant nelaimingą atsitikimą, jis apgina blogiau nei jokio dokumento nebuvimas, nes atrodo kaip formalumas.

Verta pradėti nuo to, kas iš tikrųjų parašyta įstatyme.

Pagrindinė taisyklė

Darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo 27 straipsnis formuluoja ją tiesiai: darbdavys negali reikalauti, kad darbuotojas pradėtų dirbti jam pavestą darbą, jeigu jis nėra instruktuotas ir (ar) neišmokytas saugiai jį atlikti.

Tai reiškia, kad instruktavimas nėra atsiskaitymo dokumentas, kurį galima susitvarkyti pirmą savaitę. Jis yra sąlyga darbui pradėti.

Įstatymas taip pat numato, kada instruktuojama:

• priimant darbuotoją į darbą;
• perkeliant į kitą darbą ar kitą darbo vietą;
• pradėjus naudoti naujas ar modernizuotas darbo priemones;
• pradėjus taikyti naujas technologijas;
• siunčiant darbuotoją laikinam darbui į kitą įmonę.

Instruktavimas atliekamas darbuotojo darbo laiku, atnaujinamas keičiantis rizikoms ir kartojamas, kai to reikia. Už organizavimą atsako darbdavys arba jo įgaliotas asmuo.

Periodiškumas: įstatymas jo nenustato, jį nustatote jūs

Tai dažniausiai užduodamas klausimas ir dažniausiai neteisingai atsakomas. Vienos privalomos periodiškumo normos — pavyzdžiui, „kas 12 mėnesių” — bendrosios taisyklės nenumato. Instruktavimo tvarką, įskaitant periodiškumą, ūkio subjektas nusistato pats.

VDI metodinėse rekomendacijose instruktavimas iš esmės grupuojamas pagal situacijas: instruktavimas priimant į darbą, instruktavimas darbo proceso metu (įmonėje nustatytu periodiškumu, taip pat keičiantis darbo organizavimui, technologijoms ar teisės aktams, ir pagal paskyras-leidimus bei vienkartines užduotis) ir instruktavimas perkeliant į kitą darbą (VDI metodinės rekomendacijos, PDF).

Laisvė čia yra ir privalumas, ir spąstai. Privalumas — galima susikurti tvarką, atitinkančią realią riziką: aukštalipiams dažniau, biuro darbuotojams rečiau. Spąstai — pasirinktą periodiškumą reikia mokėti pagrįsti. Jei įmonėje instruktuojama kartą per trejus metus, o rizikos vertinime nurodyta didelė rizika, klausimas apie logiką bus užduotas.

Praktinis orientyras, kurio laikosi dauguma įmonių: kasmet — bendrosios instrukcijos, dažniau — padidintos rizikos darbams, papildomai — visada, kai keičiasi įranga, procesas ar teisinis reguliavimas.

Kas gali instruktuoti

Instruktuoti gali įmonės vadovas, darbuotojų saugos ir sveikatos specialistas arba darbdavio įgaliotas asmuo darbuotojų saugai ir sveikatai. Praktikoje tai dažniausiai padalinio vadovas, kuris realiai išmano darbo procesą.

Svarbu, kad instruktuojantis asmuo būtų paskirtas dokumentu ir pats būtų kompetentingas. Situacija, kai instruktuoja žmogus, pats neinstruktuotas ir nepaskirtas, tyrimo metu vertinama kaip organizavimo trūkumas.

Registravimas: trys būdai ir vienas kriterijus

Registruoti instruktavimą galima keliais būdais: darbuotojo parašu ant pačios instrukcijos, instruktavimų registravimo žurnale arba kitomis darbdaviui priimtinomis priemonėmis. Formos griežtai neribojamos.

Kriterijus, kuris svarbesnis už formą — ar iš įrašo aišku keturi dalykai:

1. Kas buvo instruktuotas (vardas, pavardė, pareigos).
2. Kada — tiksli data.
3. Pagal ką — konkrečios instrukcijos pavadinimas arba numeris ir jos redakcija.
4. Kas instruktavo — vardas, pavardė, pareigos.

Įrašas, kuriame yra parašas ir data, bet nėra nuorodos į instrukciją, praktiškai neįrodo nieko. Įrašas, kuriame nurodyta instrukcija, bet jos tekstas nuo tada buvo keistas ir senoji redakcija neišsaugota, taip pat.

Todėl vien žurnalo neužtenka — reikia ir instrukcijų redakcijų istorijos. Tai viena iš priežasčių, kodėl popierinė sistema pralaimi: popieriuje redakcijų istorija paprasčiausiai neišsaugoma.

Instrukcijos, kurias reikia turėti

Instrukcijos rengiamos pagal pareigybes arba pagal darbų pobūdį. Jų turinys turi remtis konkrečios darbo vietos profesinės rizikos vertinimu, o ne bendru šablonu iš interneto.

Tipinis įmonės rinkinys apima bendrąją saugos instrukciją, instrukcijas pagal pareigybes, instrukcijas darbui su konkrečiomis darbo priemonėmis, veiksmų avarijų ir ekstremalių situacijų atvejais aprašą, pirmosios pagalbos tvarką. Padidintos rizikos darbams — atskiros instrukcijos ir paskyros-leidimų sistema.

Šablonas be pritaikymo yra pastebimas iš karto. Jei instrukcijoje aprašyti įrenginiai, kurių įmonėje nėra, o realiai naudojami — neaprašyti, dokumentas savo funkcijos neatlieka.

Instruktavimas ir mokymas — ne tas pat

Šios dvi sąvokos dažnai vartojamos kaip sinonimai, o teisiškai ir praktiškai skiriasi.

Instruktavimas yra supažindinimas su konkrečios darbo vietos pavojais, saugiais darbo metodais ir veiksmais pavojaus atveju. Jį atlieka įmonė savo jėgomis.

Mokymas ir atestavimas reikalingi tada, kai darbas susijęs su padidinta rizika arba kai teisės aktai numato kvalifikacijos reikalavimą — darbas su keltuvais ir krautuvais, elektrotechnikos darbai, darbai aukštyje, potencialiai pavojingi įrenginiai, darbai su pavojingomis medžiagomis. Čia reikalingas atitinkamas pažymėjimas, o instruktavimas jo neatstoja.

Klaida, kurią VDI fiksuoja reguliariai: darbuotojas instruktuotas, žurnale parašas yra, bet jis dirba su įrenginiu, kuriam reikalinga atskira kvalifikacija, o jos neturi. Formaliai instruktavimo pareiga įvykdyta. Faktiškai darbuotojas neturėjo teisės to darbo atlikti.

Todėl instruktavimo tvarkoje verta turėti atskirą sąrašą darbų, kuriems vien instruktavimo neužtenka, ir žmonių, turinčių atitinkamus galiojančius pažymėjimus, su galiojimo terminais.

Rangovai ir laikinieji darbuotojai

Atskira tema, kurioje klaidos brangiausios. Kai objekte dirba kito darbdavio darbuotojai, atsakomybė nesibaigia ties įmonės riba. DSS įstatymo 30 straipsnis numato, kad du ar daugiau darbdavių, dirbdami toje pačioje darbo vietoje, privalo organizuoti darbą taip, kad būtų garantuota visų darbuotojų sauga, nepriklausomai nuo to, kuriam darbdaviui darbuotojas dirba. Jie turi bendradarbiauti, koordinuoti veiksmus ir informuoti vieni kitus apie pavojus.

Praktinė išvada paprasta: rangovo darbuotojas, patenkantis į jūsų objektą, turi būti supažindintas su jūsų objekto pavojais ir tvarka. Ir tai turi būti užfiksuota — su data, laiku ir parašu.

Būtent čia dažniausiai atsiranda spraga. Rangovų srautas kinta kasdien, žmonės keičiasi, o instruktažo fiksavimas lieka popieriniame lape prie vartų arba nefiksuojamas išvis.

Klaidos, kurios išryškėja tiriant nelaimingą atsitikimą

Kelios pasikartojančios:

• instruktavimas atliktas jau po to, kai darbuotojas pradėjo dirbti;
• keli darbuotojai pasirašę tą pačią dieną tuo pačiu rašikliu, nors dirbo skirtingose pamainose;
• instruktažas atliktas, bet ne pagal tą darbo vietą, į kurią darbuotojas realiai buvo perkeltas;
• pasikeitė įrenginys, instrukcija liko sena;
• rangovo darbuotojo instruktavimo įrašo nėra visai.

Nė viena iš šių klaidų nėra apie blogą valią. Visos jos yra apie tai, kad fiksavimas vyksta atskirai nuo darbo.

Ką galima susitvarkyti be didelių investicijų

Pradėti verta nuo trijų dalykų. Peržiūrėti, ar instrukcijų sąrašas atitinka realiai atliekamus darbus. Nusistatyti ir raštu patvirtinti instruktavimo periodiškumą, pagrįstą rizikos vertinimu. Ir įsivesti tvarką, kurioje instruktažas fiksuojamas ten pat, kur vyksta — objekte, o ne vėliau biure.

Paskutinis punktas techniškai sprendžiamas paprastai. GoSpin platformoje darbuotojo ar rangovo registracija objekte gali būti susieta su instruktažo patvirtinimu: žmogus patenka į objektą tik po supažindinimo, o įrašas su data, laiku ir instrukcijos versija lieka sistemoje. Popierinis žurnalas gali likti kaip atsarginė kopija, tik jis nustoja būti vienintele įrodymų versija.

Šaltiniai

• LR darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymo 27 straipsnis — darbuotojų instruktavimas ir mokymas
• LR darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas Nr. IX-1672
• VDI: Instruktavimo tvarkos nustatymo ūkio subjekte metodinės rekomendacijos (PDF)
• VDI: Darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcijų rengimo ir instruktavimo tvarka (PDF)
• DSS įstatymo 30 straipsnis — dviejų ir daugiau darbdavių pareigos
• VDI: Bendrosios darbuotojų saugos ir sveikatos taisyklės

Straipsnis yra informacinio pobūdžio ir nėra teisinė konsultacija. Konkrečiu atveju remkitės aktualia teisės aktų redakcija arba kreipkitės į darbuotojų saugos ir sveikatos specialistą.